Vamos falar de gestão do tempo?
Você sabia que em seu dia 20% do tempo corresponde a 80% do seu resultado?
O que isso quer dizer? Que você é produtivo em apenas 2h12m considerando uma jornada de 9 horas. No restante do seu dia (80%) você é improdutivo.
Você perde tempo procurando arquivos, objetos, ferramentas de trabalho, retomando algo que começou e esqueceu onde parou, refazendo algo mal planejado, voltando ao mesmo local várias vezes para resolver assuntos diversos que poderiam ser listados e resolvidos em uma viagem.
Lendo assunto dos e-mails na caixa de entrada diversas vezes para procurar o que quer, para responder, para encaminhar, acompanhar um assunto.
Você perde tempo quando não tem uma rotina estabelecida, por mais que seu trabalho seja criativo e sem rotina, algumas coisas você faz sim todos os dias e podem ser melhor administradas.
Você perde tempo quando se esquece o que precisa ser feito após o almoço e fica parado tentando lembrar o que era mesmo que tinha se disposto a fazer.
Você perde tempo prolongando conversas não objetivas, não focadas e fora de contexto, fora de seus objetivos.
Você perde tempo quando não define claramente a pauta da reunião e deixa que ela fuja do objetivo principal, sendo necessário prolongar o tempo dela ou remarcar para nova data.
Você perde tempo quando não sabe onde está e onde quer chegar e nem o que deve fazer para conseguir o que quer e faz coisas aleatórias.
Você perde tempo quando quer entregar algo ou terminar uma tarefa e deixar tudo em perfeito estado, mesmo depois que já alcançou o objetivo, sabe a cereja no bolo que já está pronto e gostoso? Você fica incomodado se o bolo não tiver cereja e não deixa a festa começar até encontrar uma, até achar a melhor posição, a melhor quantidade, os melhores detalhes.
O que quero dizer é que as vezes o bolo não precisa de uma cereja, ele cumpre a sua função sem ela e pensando em seu dia de 9h com uma lista enorme de coisas para fazer, algumas atividades devem ficar sem a cereja e você precisa aceitar isso para que consiga fazer tudo dentro do horário de trabalho e ter suas horas de descanso livres para isso e não consumidas com trabalho.
Você perde tempo quando não delega por falta de tempo para ensinar.
Talvez lhe falta tempo porque está tudo bagunçado e acumulado, porque você não aceita que o outro faça algo diferente que você, porque não aceita que fique bom, você quer o ótimo.
Para organizar a sua rotina, o ideal é ter uma lista de atividades para a semana, numerar em ordem de importância, considerar 1 aquela que mais vai impactar em seu negócio, em seu resultado, em sua vida, aquela que vai evitar que outros problemas ocorram e por última aquela que é a cereja do bolo, aquela que pode ser deixada para depois, que pode esperar e impacta pouco ou indiretamente.
Não adianta fazer uma lista de tarefas e seguir na ordem que você escreveu, você precisa desenvolver este senso de prioridade, entender quais são as atividades que se não forem feitas no dia, impactarão em seu resultado, seja financeiro, seja prazo com clientes, seja para evitar problemas. E quando você for fazer estas atividades principais que correspondem ao 20% do seu dia, você precisa estar focado apenas nelas, se desligar de qualquer coisa que vá lhe tirar a atenção.
Portanto,
Ao realizar as suas prioridades do dia, desligue por 2:12 notificações das redes sociais, deixe o celular no silencioso, feche o e-mail e se concentre.
Faça o teste! Quando terminar tais atividades, pode voltar a ficar online, risque as atividades para seu cérebro te mandar a sensação de felicidade e competência e vá para a próxima da lista.
Aos poucos você perceberá que seu dia ficará mais leve, pois você vai desligar aquela voz interior que fica te gritando “você precisa fazer isso, aquilo e outro”.
Conviver com esta voz nos causa um desgaste e stress.
Boa sorte!
Raquel Sant'ana
Tenho a missão de ajudar mulheres a descobrirem suas capacidades em gestão, de serem felizes sem depender de reconhecimento, de se amarem, de encontrarem motivação interna e forças para viver em harmonia com as pessoas a sua volta com respeito, amor próprio e autoestima. Coach pessoal e profissional, consultora de pequenos negócios, palestrante de gestão do tempo
